Direcţia de implementare a proiectelor finanţate din împrumuturi externe (DIPFIE) este o structură funcţională, fără personalitate juridică, constituită în cadrul ministerului ca o unitate de management al proiectului.

Direcţia de implementare a proiectelor finanţate din împrumuturi externe asigură implementarea proiectului privind "Reforma Sistemului Judiciar", conform prevederilor Acordului de împrumut dintre România şi Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare (BIRD) pentru finanţarea Proiectului privind reforma sistemului judiciar, semnat la Bucureşti la 27 ianuarie 2006, ratificat prin Legea nr. 205/2006, cu modificările şi completările ulterioare, acordului subsidiar de împrumut, Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 64/2007 privind datoria publică, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 109/2008, cu modificările ulterioare, şi Protocolului semnat de Ministerul Justiţiei cu Consiliul Superior al Magistraturii, precum şi conform regulilor şi procedurilor din ghidurile de achiziţii ale Băncii Mondiale, Manualului de implementare a proiectelor şi legislaţiei române în vigoare.

Direcţia răspunde de implementarea activităţilor proiectului "Reforma sistemului judiciar", asigură managementul tehnic şi financiar, activitatea de achiziţii, de decontare şi de elaborare a rapoartelor de progres şi anuale cu privire la proiect. Activităţile privind derularea proiectelor implementate în cadrul Direcţiei sunt coordonate de persoana din conducerea ministerului desemnată în acest sens de către ministrul justiţiei, denumită în continuare coordonatorul de proiect. În vederea implementării componentelor proiectului, conducerea Direcţiei se exercită de către managerul de proiect şi managerul adjunct al Direcţiei, sub coordonarea coordonatorului de proiect.

Competenţa de a exercita atribuţiile de ordonator principal de credite pentru angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor pentru activităţile de derulare a proiectului implementat prin Direcţia de implementare a proiectelor finanţate din împrumuturi externe, precum şi dreptul de a semna contractele şi documentele create şi emise de Direcţia de implementare a proiectelor finanţate din împrumuturi externe, care angajează raporturi juridice cu terţii, sunt delegate coordonatorului de proiect. Pe perioadele determinate ale absenţei coordonatorului de proiect, această competenţă se deleagă, prin ordin al ministrului justiţiei, către alt ordonator principal de credite de la nivelul conducerii ministerului.

Până la suma stabilită prin ordin al ministrului justiţiei, competenţa de a exercita atribuţiile de ordonator principal de credite pentru angajarea, lichidarea şi ordonanţarea cheltuielilor pentru activităţile de derulare a proiectului implementat prin Direcţia de implementare a proiectelor finanţate din împrumuturi externe, precum şi dreptul de a semna contractele şi documentele create şi emise de Direcţia de implementare a proiectelor finanţate din împrumuturi externe, care angajează raporturi juridice cu terţii, sunt delegate managerului de proiect al Direcţiei de implementare a proiectelor finanţate din împrumuturi externe sau managerului de proiect adjunct, pe perioadele determinate ale absenţei managerului de proiect. Pe perioadele determinate ale absenţei atât a managerului de proiect, cât şi a managerului de proiect adjunct, aceste atribuţii pot fi încredinţate de către ordonatorul principal de credite unuia dintre ceilalţi manageri din cadrul Direcţiei de implementare a proiectelor finanţate din împrumuturi externe, pe bază de împuternicire.

Direcţia de implementare a proiectelor finanţate din împrumuturi externe are următoarele responsabilităţi:

1. planificarea

a) asigură managementul integrat în vederea implementării proiectului, prin coordonarea, organizarea, controlul, monitorizarea şi planificarea activităţilor proiectului;

b) participă, alături de beneficiarii direcţi, la identificarea, modificarea sau schimbarea activităţilor cuprinse în proiect;

c) coordonează elaborarea termenilor de referinţă de către beneficiarii direcţi ai activităţilor cuprinse în proiect pentru încadrarea în termenele prevăzute în planul de achiziţii;

d) asigură planificarea şi derularea procedurilor de achiziţii, în conformitate cu termenele prevăzute în planul de achiziţii;

e) participă alături de compartimentele ministerului la elaborarea şi fundamentarea bugetului necesar implementării proiectului;

f) asigură relaţii funcţionale cu instituţiile finanţatoare, cu Ministerul Finanţelor Publice şi cu alte instituţii publice, în vederea îndeplinirii scopului proiectului;


2. contractarea

a) iniţiază şi organizează procedurile privind atribuirea contractelor de servicii, lucrări şi bunuri achiziţionate pentru componentele şi subcomponentele cuprinse în proiect;

b) asigură şi coordonează întreaga activitate de achiziţii, în conformitate cu procedurile şi ghidurile de achiziţii ale Băncii Internaţionale pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare şi cu prevederile acordului de împrumut, precum şi cu legislaţia română în vigoare;

c) întreprinde măsuri în vederea constituirii comisiilor de evaluare a expresiilor de interes, ofertelor tehnice şi financiare depuse, în vederea contractării lucrărilor, bunurilor sau serviciilor ce fac obiectul procedurii de achiziţie; asigură prin compartimentul de achiziţii elaborarea documentaţiilor de licitaţie în conformitate cu solicitările beneficiarilor direcţi şi cu prevederile ghidurilor de achiziţii ale Băncii Internaţionale pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare;

d) asigură suport tehnic în cadrul secretariatului comisiilor de evaluare în ceea ce priveşte procedurile şi ghidurile de achiziţii ale Băncii Internaţionale pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare şi realizarea rapoartelor de evaluare;

e) asigură corespondenţa cu instituţia finanţatoare pentru obţinerea avizelor necesare în cursul derulării procedurilor de achiziţii;

f) participă la procesul de negociere şi semnare a contractelor alături de persoanele autorizate în acest sens;


3. implementarea

a) supervizează, monitorizează şi coordonează implementarea activităţilor derulate în cadrul contractelor încheiate în cadrul proiectului, asigurându-se de atingerea de către contractori şi beneficiarii finali a obiectivelor şi a rezultatelor preconizate şi de efectuarea în bune condiţii a tuturor acţiunilor şi activităţilor;

b) asigură, prin compartimentul tehnic propriu, analiza documentelor tehnice şi coordonarea fluxului de informaţii între părţile interesate - beneficiari direcţi, contractor, consultanţi etc.;

c) fundamentează şi propune iniţierea de hotărâri ale Guvernului pentru aprobarea investiţiilor conform prevederilor legale în vigoare;

d) întocmeşte rapoarte de progres;

e) identifică potenţialele riscuri şi întreprinde acţiuni de minimizare/anihilare a efectelor acestora;


4. managementul financiar

a) întocmeşte balanţa de verificare lunară pe care o înaintează Direcţiei financiar-contabile pentru a fi integrată în situaţiile financiare încheiate la nivelul aparatului propriu al ministerului;

b) elaborează bugetul de cheltuieli după procedura stabilită de Ministerul Finanţelor Publice şi ordonatorul principal de credite, cu respectarea legislaţiei în vigoare;

c) elaborează bugetul de cheltuieli final, după comunicarea sumelor aprobate şi a trimestrializării acestora, aprobate de ordonatorul principal de credite, administrează şi gestionează acest buget;

d) asigură păstrarea evidenţei financiare, în conformitate cu practicile financiare internaţionale acceptate şi legislaţia română în vigoare;

e) întocmeşte şi transmite compartimentului de specialitate din cadrul ministerului solicitările pentru deschiderile de credite aferente fondurilor din contribuţia Guvernului României; întocmeşte şi transmite Ministerului Finanţelor Publice sumarul de cheltuieli şi documentele justificative, în vederea efectuării de către acesta a tragerilor din contul de împrumut;

f) gestionează conturile contabile şi ţine evidenţa financiar-contabilă;

g) întocmeşte documentaţia necesară premergătoare plăţilor şi ordinele de plată; efectuează plăţile din contul de trezorerie;

h) întocmeşte documentele necesare pentru salarizarea personalului propriu şi plata contribuţiilor aferente; întocmeşte şi depune lunar declaraţiile privind contribuţiile datorate de angajaţi şi angajator la bugetul de stat;

i) realizează monitorizarea cheltuielilor şi efectuează raportările, contabilizarea şi asigură auditarea proiectelor.



Direcţia de implementare a proiectelor finanţate din împrumuturi externe are şi următoarele atribuţii:

a) întocmeşte şi transmite Băncii Internaţionale pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare situaţia cheltuielilor şi rapoartele de management financiar;

b) întocmeşte şi transmite rapoarte financiare, periodic, către Ministerul Finanţelor Publice şi către Banca Internaţională pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare;

c) asigură păstrarea evidenţei impuse de procedurile împrumuturilor Băncii Internaţionale pentru Reconstrucţie şi Dezvoltare şi transmiterea periodică, conform prevederilor documentelor încheiate, a rapoartelor de progres către Ministerul Finanţelor Publice, Ministerul Justiţiei, către banca finanţatoare, la intervalele şi în formatele precizate în documentele acordului de împrumut;

d) asigură controlul tuturor operaţiunilor financiar-contabile şi auditul în conformitate cu prevederile documentelor de împrumut şi ale legislaţiei române în vigoare;

e) organizează controlul financiar preventiv propriu, potrivit normelor legale în vigoare.

Implementarea proiectului la nivelul DIPFIE se face cu respectarea manualului de implementare a proiectului, elaborat la nivelul Direcţiei şi avizat de conducerea ministerului. Manualul de implementare a proiectului se revizuieşte cu ocazia schimbărilor cu efect major asupra derulării şi implementării proiectului, la propunerea managerului de proiect al Direcţiei de implementare a proiectelor finanţate din împrumuturi externe, cu acordul coordonatorului de proiect.