Direcţia programe europene este compartimentul de specialitate din cadrul ministerului, responsabil pentru coordonarea, programarea, implementarea, monitorizarea şi evaluarea asistenţei financiare nerambursabile de care beneficiază România în domeniul de activitate al ministerului şi sistemului judiciar, în conformitate cu principiile şi rigorile managementului de proiect. În structura Direcţiei programe europene funcţionează Serviciul programe europene.

Direcţia programe europene gestionează următoarele instrumente aferente asistenţei financiare nerambursabile:

a) programele finanţate de UE din fonduri pre- şi postaderare, precum şi din alte fonduri de care România beneficiază în calitate de stat membru al UE, precum PHARE, Facilitatea de tranziţie, fondurile structurale, programele comunitare specifice "Drepturi fundamentale şi justiţie", "Justiţie civilă" şi altele asemenea;

b) programele dezvoltate pe linie bilaterală cu guvernele altor state care acordă asistenţă tehnică sau financiară pentru domeniul sistemului judiciar;

c) programele de asistenţă dezvoltate în cadrul cooperării cu organizaţii neguvernamentale în diferite domenii de drept sau de consolidare instituţională pentru sistemul judiciar;

d) programele de finanţare aferente domeniilor de intervenţie "Violenţa domestică şi violenţa bazată pe deosebirea de sex", "Cooperarea şi întărirea capacităţii judiciare" şi "Servicii corecţionale, inclusiv sancţiuni non-privative de libertate" din cadrul Mecanismului financiar norvegian 2009 - 2014, în calitate de Operator de program;

e) orice alte programe finanţate din fonduri nerambursabile, având ca autoritate de implementare, beneficiar sau partener ministerul.

Direcţia programe europene îndeplineşte următoarele atribuţii:

a) identifică, împreună cu direcţiile de specialitate din minister şi potenţialii beneficiari finali, domeniile de intervenţie în care este necesară acordarea de asistenţă tehnică şi propune/identifică sursele din care se poate asigura asistenţă financiară nerambursabilă pentru aceştia;

b) participă, în limita atribuţiilor ministerului, la elaborarea, negocierea şi încheierea memorandumurilor/acordurilor ce urmează a fi semnate cu diferite state/organisme/instituţii ce acţionează în calitate de donatori de asistenţă financiară nerambursabilă, denumiţi în continuare finanţatori, în vederea aprobării/derulării unor programe/proiecte/contracte de asistenţă finanţate prin instrumente financiare nerambursabile;

c) negociază şi semnează, împreună cu beneficiarii finali ai programelor/proiectelor/contractelor finanţate din fonduri nerambursabile şi autoritatea contractantă/partenerii/finanţatorul/alte instituţii competente, acorduri/protocoale de implementare a programelor/proiectelor/contractelor finanţate din fonduri nerambursabile;

d) coordonează implementarea contractelor de asistenţă tehnică, achiziţii de bunuri, servicii şi grant pentru care s-a obţinut finanţare;

e)supervizează şi asigură luarea măsurilor necesare pentru atingerea obiectivelor şi a rezultatelor proiectelor/programelor/contractelor;

f) monitorizează şi raportează finanţatorului stadiul derulării fiecărui proiect/program/contract;

g) contribuie la întocmirea planurilor de acţiune şi a strategiilor de dezvoltare a sistemului judiciar, în limita competenţelor ministerului;

h) pregăteşte şi susţine punctul de vedere al ministerului şi reprezintă ministerul la grupurile de lucru constituite la nivelul UE pentru gestionarea şi implementarea programelor sau iniţiativelor comunitare specifice prin care se finanţează proiecte dezvoltate de statele membre în domeniul justiţiei, libertăţilor fundamentale şi securităţii.

Serviciul programe europene îndeplineşte următoarele  atribuţii în legătură cu instrumentele de asistenţă financiară nerambursabilă:

a) întreprinde toate demersurile pe care le presupune exerciţiul de programare a fondurilor de asistenţă financiară nerambursabilă în vederea asigurării eligibilităţii programelor/proiectelor propuse; în acest scop elaborează, în colaborare cu beneficiarii şi/sau partenerii şi în conformitate cu legislaţia şi procedurile aplicabile, documentele de solicitare a asistenţei financiare nerambursabile;

b) întocmeşte, în colaborare cu beneficiarii, documentele subsecvente aprobării finanţării, în vederea contractării fondurilor nerambursabile;

c) întreprinde măsuri în vederea constituirii comisiilor de evaluare a ofertelor depuse în vederea contractării fondurilor care intră în domeniul său de responsabilitate;

d) elaborează sau, după caz, verifică, în limitele de competenţă ale ministerului, contractele de finanţare încheiate pentru implementarea programelor/proiectelor finanţate din fonduri nerambursabile, în vederea semnării lor de către autorităţile sau persoanele competente;

e) contribuie la elaborare şi verifică acordurile/protocoalele de implementare a programelor/proiectelor/contractelor finanţate din fonduri nerambursabile;

f) coordonează şi participă, alături de beneficiarii finali, la implementarea contractelor de asistenţă tehnică, achiziţii de bunuri şi de grant pentru care s-a obţinut finanţare, asigurându-se de atingerea de către contractori a obiectivelor şi a rezultatelor preconizate şi de efectuarea în bune condiţii a tuturor acţiunilor şi activităţilor; în acest scop întocmeşte, verifică şi/sau aprobă, după caz, documentele sau efectuează demersurile necesare în conformitate cu prevederile normative şi procedurale aplicabile în funcţie de sursa de finanţare relevantă şi de specificul programului/proiectului/contractului derulat;

g) estimează sumele necesare pentru derularea programelor/proiectelor/contractelor şi întreprinde demersurile necesare pe lângă compartimentele competente din cadrul ministerului în vederea prevederii în bugetul naţional a fondurilor nerambursabile şi a contribuţiei naţionale aferente programelor/proiectelor/contractelor gestionate;

h) întreprinde demersurile necesare pentru asigurarea şi gestionarea sumelor aferente contribuţiei naţionale la derularea programelor/proiectelor/contractelor finanţate din fonduri nerambursabile;

i) verifică şi aprobă cu "Citit şi aprobat" facturile care sunt trimise de către contractori, în vederea efectuării plăţii, în baza documentelor justificative întocmite de către contractori şi a cadrului normativ şi procedural aplicabil în funcţie de tipul de finanţare relevant;

j) iniţiază demersurile în vederea includerii în patrimoniul instituţiei, în calitate de instituţie care asigură implementarea programelor/proiectelor/contractelor, a bunurilor achiziţionate în cadrul programelor/proiectelor/contractelor derulate şi participă, alături de celelalte direcţii responsabile, la transmiterea acestora în patrimoniul beneficiarilor finali;

k) monitorizează, din punctul de vedere al respectării procedurilor impuse de finanţator, implementarea programelor/proiectelor/contractelor finanţate din fonduri nerambursabile, conform cadrului normativ şi procedural aplicabil în funcţie de tipul de finanţare relevant, verificând atingerea obiectivelor şi a rezultatelor preconizate şi efectuarea în bune condiţii a tuturor acţiunilor şi activităţilor; în acest scop: realizează misiuni de verificare "la faţa locului" la beneficiarii finali ai contractelor; elaborează, pe baza informaţiilor solicitate/primite de la beneficiarii finali, raportările sau orice alte documente necesare privind stadiul implementării programelor/proiectelor/contractelor gestionate, în conformitate cu cadrul normativ şi procedural aplicabil, şi le transmite instituţiilor competente să le solicite şi să le obţină;

l) identifică şi raportează instituţiilor competente neregulile survenite pe parcursul implementării proiectelor/contractelor ce au ca autoritate de implementare ministerul;

m) participă la elaborarea documentelor strategice şi programatice la nivelul ministerului, prin asigurarea contribuţiei necesare, raportat la competenţele sale;

n) participă la organizarea vizitelor experţilor străini şi/sau ale reprezentanţilor finanţatorilor la minister, instanţe, parchete, precum şi la unităţile subordonate ministerului;

o) participă şi, după caz, reprezintă ministerul la reuniunile de lucru organizate la nivelul ministerului, al finanţatorului sau la nivel interinstituţional pentru discutarea unor chestiuni legate de: derularea programelor/proiectelor/contractelor finanţate din fonduri nerambursabile, atingerea rezultatelor şi obiectivelor specifice, evitarea suprapunerilor de finanţare, iniţierea sau monitorizarea programelor;

p) colaborează, în cadrul derulării programelor/proiectelor/contractelor gestionate, cu compartimentele de specialitate din minister şi instituţiile subordonate acestuia, cu Consiliul Superior al Magistraturii şi instituţiile aflate în coordonarea acestuia, cu Parchetul de pe lângă Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie şi parchetele aflate în subordinea acestuia, precum şi cu celelalte instituţii din cadrul sistemului judiciar, în vederea îndeplinirii obiectivelor programelor/proiectelor/contractelor finanţate prin instrumente de asistenţă financiară nerambursabilă şi a alegerii soluţiilor optime de management al proiectului raportat la sistemul judiciar în ansamblul său;

q) colaborează cu direcţiile de specialitate din cadrul administraţiei publice din România, cu reprezentanţii, instituţiile, organizaţiile desemnate în acest sens de către finanţatori, precum şi cu alte organisme sau instituţii cu atribuţii în domeniu, în conformitate cu legislaţia şi procedurile naţionale aplicabile şi/sau legislaţia şi procedurile agreate cu finanţatorul, în vederea îndeplinirii obiectivelor programelor/proiectelor/contractelor finanţate prin instrumente de asistenţă financiară nerambursabilă, a implementării în bune condiţii a acestora şi derulării tuturor activităţilor specifice, precum şi a monitorizării specifice;

r) elaborează materiale de sinteză privind programele implementate la nivelul direcţiei în vederea dezvoltării sistemului judiciar;

s) răspunde în faţa instituţiilor abilitate, conform legii, să exercite un drept de control sau audit.

La nivelul Direcţiei programe europene funcţionează Operatorul de program pentru Mecanismul financiar norvegian 2009 - 2014. Operatorul de program este responsabil pentru pregătirea şi implementarea programelor de finanţare aferente domeniilor de intervenţie "Violenţa domestică şi violenţa bazată pe deosebirea de sex", "Cooperarea şi întărirea capacităţii judiciare" şi "Servicii corecţionale, inclusiv sancţiuni non-privative de libertate", în conformitate cu principiile economiei, eficienţei şi eficacităţii. Activitatea Operatorului de program se desfăşoară în baza procedurilor operaţionale privind gestionarea programelor pentru care ministerul are calitatea de Operator de program, aprobate la nivelul instituţiei.

Operatorul de program îndeplineşte următoarele atribuţii principale:

a) se asigură că proiectele contribuie la obiectivele globale ale Mecanismului financiar norvegian 2009 - 2014, la rezultatele şi obiectivele specifice ale programului şi că respectă regulamentul de implementare aferent Mecanismului financiar norvegian 2009 - 2014, acordul de program, acordurile de implementare a programului şi legislaţia aplicabilă la nivel naţional, precum şi cea a Uniunii Europene aplicabilă, pe toată durata de implementare;

b) elaborează programele de finanţare şi documentele aferente implementării acestora (cereri de proiecte, ghiduri de implementare a proiectelor; contracte de finanţare, modificări ale programelor de finanţare);

c) primeşte aplicaţii, selectează proiecte pentru a fi finanţate şi încheie contractele de finanţare pentru fiecare proiect în parte;

d) verifică atingerea rezultatelor pentru fiecare proiect în parte şi dacă cheltuielile declarate de către promotorii de proiecte au fost efectiv efectuate şi realizate în conformitate cu regulamentul pentru implementarea Mecanismului financiar norvegian 2009 - 2014, cu acordul de program, cu acordurile de implementare a programului, cu legislaţia aplicabilă la nivel naţional şi cea a Uniunii Europene aplicabilă;

e) ia toate măsurile de care este responsabil în vederea asigurării calităţii implementării programului pe care îl are în gestiune şi verifică progresul proiectelor raportat la rezultatele aşteptate, efectuând, printre altele, controale şi/sau verificări la faţa locului ale proiectelor în baza unui eşantion reprezentativ sau prin verificarea tuturor proiectelor, după caz, potrivit prevederilor acordurilor de implementare;

f) efectuează monitorizări anuale utilizând un eşantion reprezentativ de proiecte, stabilit pe baza analizei de risc şi a metodei de selecţie aleatorii, sau monitorizări anuale ale tuturor proiectelor, după caz, potrivit prevederilor acordurilor de implementare;

g) se asigură de faptul că toată contribuţia financiară este utilizată exclusiv pentru scopul programului şi proiectelor subsecvente, că respectă prevederile stipulate în acordul de program şi în acordurile de implementare a programului şi că toate activele aferente programului sunt folosite numai pentru scopurile prevăzute în acordul de program;

h) se asigură că promotorii de proiecte menţin fie un sistem contabil separat, fie o evidenţă contabilă adecvată pentru toate tranzacţiile aferente proiectelor, fără a aduce atingere reglementărilor contabile naţionale, prin apelarea la expertiză subcontractată, specializată în acest domeniu;

i) asigură transparenţa şi disponibilitatea documentelor a căror obligaţie de prezentare este menţionată în cuprinsul regulamentului de implementare aferent Mecanismului financiar norvegian 2009 - 2014;

j) se asigură că Autoritatea de certificare primeşte toate informaţiile necesare aferente procedurilor şi verificărilor efectuate referitoare la cheltuielile supuse certificării;

k) întocmeşte şi transmite Autorităţii de certificare rapoartele financiare intermediare, raportul anual al programului, raportul final al programului şi rapoartele privind dobânzile acumulate în conformitate cu prevederile regulamentului de implementare aferent Mecanismului financiar norvegian 2009 - 2014, cu sprijinul Direcţiei financiar-contabile;

l) transmite către Autoritatea de certificare estimările aplicaţiilor de plată, pe baza informaţiilor provenite de la promotorii de proiecte, necesare îndeplinirii de către Autoritatea de certificare a obligaţiilor prevăzute în regulamentul de implementare aferent Mecanismului financiar norvegian 2009 - 2014;

m) asigură furnizarea datelor referitoare la proiecte, atunci când acestea sunt solicitate, şi introducerea datelor statistice referitoare la proiecte în vederea menţinerii bazei de date de raportare în conformitate cu manualul operatorului de program;

n) răspunde la solicitările Ministerului Afacerilor Externe norvegian pentru Mecanismul financiar norvegian 2009 - 2014 şi ale punctului naţional de contact în termenele fixate sau, în cazul în care acestea nu au fost fixate, într-un termen rezonabil de natură a nu prejudicia programul sau proiectele din cadrul programului, furnizând toate documentele şi informaţiile aferente implementării programului şi a proiectelor sale;

o) se asigură, pe baza datelor, informaţiilor şi stării de fapt prezentate şi asumate de promotorii de proiecte, de faptul că aceştia sunt pe deplin angajaţi şi capabili să implementeze proiectele;

p) se asigură că se iau toate măsurile necesare şi adecvate pentru prevenirea apariţiei neregulilor, investigarea cu promptitudine şi eficienţă a cazurilor de suspiciune de neregulă şi constatarea neregulilor, pe care le raportează corect şi le recuperează, inclusiv prin aplicarea corecţiilor financiare care se impun, potrivit prevederilor legale în vigoare incidente în materie;

q) se asigură că legislaţia aplicabilă locală, naţională şi a Uniunii Europene inclusiv, dar nu limitat la legislaţia privind mediul, achiziţiile publice şi ajutorul de stat, este respectată, chiar dacă pentru verificarea ex ante şi ex post a achiziţiilor se apelează la expertiză contractată, specializată în acest domeniu;

r) se conformează cu orice alte obligaţii care cad în sarcina sa stipulate în acordul de program şi în acordurile de implementare a programului;

s) raportează entităţii responsabile cu pregătirea şi transmiterea rapoartelor de nereguli toate suspiciunile de nereguli, neregulile constatate şi măsurile întreprinse pentru recuperarea sumelor afectate de nereguli, precum şi recuperarea acestora, conform reglementărilor legale în acest sens;

t) verifică cheltuielile efectuate pe durata implementării proiectelor finanţate prin Mecanismul financiar norvegian 2009 - 2014 pentru care ministerul este desemnat Operator de program;

u) asigură existenţa şi evidenţa tuturor documentelor care constituie pista de audit aferentă implementării Mecanismului financiar norvegian 2009 - 2014;

v) asigură accesul autorităţilor naţionale şi internaţionale cu atribuţii de verificare, control şi audit, serviciilor Oficiului Mecanismului Financiar, serviciilor Consiliului de Auditori al Asociaţiei Europene a Liberului Schimb, Biroului Auditorului General al Norvegiei, în limitele competenţelor care le revin, la toate înregistrările contabile aferente operaţiunilor şi datelor privind implementarea Mecanismului financiar norvegian 2009 - 2014;

w) îndeplineşte orice alte atribuţii necesare derulării operaţiunilor impuse Operatorului de program, conform competenţelor specifice şi cu respectarea cadrului normativ aferent Mecanismului financiar norvegian 2009 - 2014.

Operatorul de program se conformează cerinţelor privind informarea şi publicitatea programului de care este responsabil, aşa cum aceste activităţi sunt stipulate în Regulamentul de implementare al Mecanismului financiar norvegian 2009 - 2014 şi în celelalte documente care reglementează implementarea acestui tip de finanţare nerambursabilă; se asigură că promotorii de proiecte îşi îndeplinesc obligaţiile ce le revin referitoare la informare şi publicitate, în conformitate cu prevederile regulamentului de implementare aferent Mecanismului financiar norvegian 2009 - 2014; îndeplineşte cerinţele impuse de către Oficiul Mecanismului Financiar referitor la transmiterea informaţiilor în format electronic.

În vederea derulării tuturor operaţiunilor impuse Operatorului de program, conform cadrului normativ aferent Mecanismului financiar norvegian 2009 - 2014, Direcţia programe europene colaborează cu Direcţia financiar-contabilă, Direcţia investiţii, Serviciul audit public intern, precum şi cu alte compartimente ale ministerului, după caz, care îndeplinesc funcţii necesare funcţionării Operatorului de program, conform competenţelor specifice acestora şi în baza procedurilor operaţionale privind gestionarea programelor pentru care ministerul are calitatea de Operator de program, aprobate la nivelul instituţiei.

La nivelul Direcţiei programe europene funcţionează Unitatea de implementare a programelor, care are drept scop principal coordonarea, programarea, implementarea şi monitorizarea programelor/proiectelor/contractelor finanţate de UE din fonduri PHARE, ca instrument de preaderare, şi din fonduri Facilitatea de tranziţie, ca instrument postaderare destinat României şi Bulgariei. Componenţa Unităţii de implementare a programelor se stabileşte prin ordin al ministrului justiţiei, ţinându-se cont de exigenţele impuse de către sistemul de management EDIS (Extended Decentralised Implementation System) al programelor PHARE şi Facilitatea de tranziţie. Unitatea de implementare a programelor este condusă de către SPO (Senior Programme Officer - responsabil de program) şi DSPO (Deputy Senior Programme Officer - responsabil de program adjunct).

Unitatea de implementare a programelor îşi derulează activitatea în conformitate cu prevederile manualului de proceduri elaborat conform cerinţelor de management EDIS, ale acordurilor de implementare semnate în acest sens, ale instrucţiunilor emise de Ministerul Finanţelor Publice prin Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE pentru implementarea proiectelor, precum şi în conformitate cu orice alte prevederi normative şi procedurale aplicabile în funcţie de sursa de finanţare relevantă şi de specificul programului/proiectului/contractului derulat.

Unitatea de implementare a programelor din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor funcţionează în subordinea Unităţii de implementare a programelor din cadrul ministerului, în ceea ce priveşte programele/proiectele/contractele pentru care ministerul este autoritate de implementare.