Serviciul comunicare şi relaţii publice este compartimentul care asigură îndeplinirea atribuţiilor ministerului în ceea ce priveşte comunicarea cu societatea civilă, primirea, evidenţa/înregistrarea, repartizarea şi expedierea corespondenţei, soluţionarea petiţiilor, potrivit competenţei compartimentului, primirea în audienţă a persoanelor care se prezintă în acest scop la sediul ministerului şi administrarea arhivei instituţiei. Activitatea Serviciului comunicare şi relaţii publice se desfăşoară cu respectarea principiului nediscriminării şi al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnităţii.

Serviciul comunicare şi relaţii publice îndeplineşte următoarele atribuţii:

1. în domeniul relațiilor cu publicul

a) examinează conţinutul şi repartizează corespondenţa adresată în orice formă, inclusiv în formă electronică, ministerului către compartimentele competente să o analizeze şi să soluţioneze solicitările formulate;

b) înregistrează şi soluţionează petiţiile care nu intră în competenţa specializată de analiză şi răspuns a unui alt compartiment din cadrul ministerului;

c) solicită informaţii de la celelalte compartimente din minister, respectiv unităţi aflate în subordinea ministerului, în scopul rezolvării cererilor şi sesizărilor primite, al formulării şi transmiterii răspunsului către petiţionari, în termenele prevăzute de Ordonanţa Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a petiţiilor, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 233/2002, precum şi pentru a răspunde solicitărilor formulate în cadrul audienţelor acordate; în situaţia în care, în soluţionarea petiţiilor, au fost implicate celelalte compartimente din minister, se pot solicita şi copii ale răspunsurilor comunicate petenţilor de către acestea;

d) soluţionează lucrările repartizate direct, spre analiză, de către ministrul justiţiei, secretarii de stat, subsecretarul de stat, secretarul general şi secretarul general adjunct;

e) asigură primirea în audienţă a tuturor persoanelor solicitante, oferind acestora informaţiile necesare, în limita competenţelor ministerului;

f) la solicitarea conducerii ministerului, întocmeşte şi pune la dispoziţie materiale informative necesare pregătirii audienţelor acordate de ministrul justiţiei, secretarii de stat, subsecretarul de stat, secretarul general sau secretarului general adjunct; la cerere, un reprezentant al Serviciului comunicare şi relaţii publice participă la audienţele respective;

g) întocmeşte periodic, la solicitarea conducerii ministerului, informări privind problematica şi principalele aspecte ce se desprind din activitatea compartimentului, inclusiv propuneri de lege ferenda;

h) realizează expedierea răspunsurilor către toţi petiţionarii care au adresat solicitări soluţionate în cadrul serviciului;

i) organizează evidenţa documentelor primite, întocmite şi transmise la nivelul serviciului;

j) întocmeşte rapoarte de activitate periodice, în legătură cu activitatea serviciului, cu date statistice ori informaţii necesare conducerii ministerului;

k) îndeplineşte orice alte sarcini primite de la conducerea ministerului, cu prioritate în domeniul relaţional cu societatea civilă, în domeniul său de competenţă;


2. în domeniul comunicării

a) asigură relaţionarea şi comunicarea directă cu petiţionarii, prin serviciul de registratură şi prin preluarea apelurilor telefonice;

b) asigură relaţionarea şi comunicarea directă cu petiţionarii pe probleme de specialitate juridică prin acordarea audienţelor, la cerere, prin personalul de specialitate juridică desemnat;

c) asigură comunicarea în exterior a informaţiilor sau a dispoziţiilor date de către superiorii ierarhici, din ordinul şi numai cu acordul acestora, în scopul informării cetăţenilor sau a instituţiilor interesate;

d) elaborează strategii de comunicare la nivelul serviciului în ceea ce priveşte activitatea acestuia, în scopul îmbunătăţirii continue a relaţiei cu petiţionarii şi cu instituţiile publice;

e) colaborează cu alte instituţii publice în domeniul promovării şi extinderii modalităţilor de comunicare interinstituţionale, prin participarea la seminare, colocvii şi alte asemenea reuniuni, în vederea consolidării şi aprofundării tehnicilor de comunicare;


3. atribuţii referitoare la registratura generală

a) primeşte şi înregistrează corespondenţa adresată ministerului şi o transmite, pe bază de condici, compartimentelor ministerului şi unităţilor competente aflate în subordinea acestuia; avertizările în interes public se înaintează de îndată, după caz, cabinetului ministrului, şefului compartimentului căruia îi este adresată sesizarea sau comisiilor de disciplină;

b) preia, pe bază de borderouri, corespondenţa adresată de minister terţilor, întocmeşte documentaţia necesară în vederea expedierii sale şi o predă unităţii poştale desemnate;

c) asigură programul zilnic de lucru cu publicul pentru depunerea de petiţii, cereri, sesizări sau alte solicitări de informaţii şi/sau solicitări telefonice;


4. atribuţii referitoare la arhiva ministerului

a) elaborează şi, după caz, modifică, cu consultarea Direcţiei elaborare acte normative, Nomenclatorul arhivistic al Ministerului Justiţiei, potrivit legii;

b) realizează, după caz, cu participarea celorlalte compartimente din minister, sistemul de evidenţă a lucrărilor arhivate sau supuse arhivării, potrivit nomenclatorului aprobat;

c) primeşte în arhivă documentele preconstituite, predate de compartimentele ministerului, şi pune la dispoziţie, spre studiu şi transfer, dosarele şi înscrisurile din arhivă, cu respectarea condiţiilor de întocmire, predare-primire, transport şi restituire;

d) participă, prin reprezentant, împreună cu comisia de selecţionare a documentelor la întocmirea lucrărilor referitoare la selecţionarea documentelor de arhivă, în vederea distrugerii acestora la împlinirea termenului de păstrare;

e) predă periodic dosarele de arhivă cu termene de păstrare permanente către Arhivele Naţionale ale României, pe baza unui proces-verbal;

f) elimină periodic documentele fără valoare arhivistică şi pe cele ale căror termene de păstrare au expirat;

g) colaborează cu toate compartimentele ministerului în vederea asigurării condiţiilor optime de predare, primire, păstrare şi transfer ale dosarelor de arhivă;


5. atribuţii referitoare la registrul naţional al persoanelor juridice fără scop patrimonial:

a) ţine evidenţa persoanelor juridice de drept privat fără scop patrimonial, prin Registrul naţional al asociaţiilor, fundaţiilor şi federaţiilor;

b) verifică, la cerere, disponibilitatea denumirii viitoarelor persoane juridice de drept privat fără scop patrimonial şi eliberează dovezile de disponibilitate corespunzătoare;

c) eliberează, la cerere, copii de pe înregistrările efectuate în Registrul naţional al asociaţiilor, fundaţiilor şi federaţiilor şi de pe înscrisurile doveditoare, cu privire la persoanele juridice de drept privat fără scop patrimonial;

d) expediază, din oficiu, copii ale hotărârilor judecătoreşti irevocabile şi ale înscrisurilor doveditoare privitoare la persoanele juridice de drept privat fără scop patrimonial către autorităţile publice în a căror sferă de competenţă se încadrează scopul persoanelor juridice în cauză;

e) ţine evidenţa specială a asociaţiilor, fundaţiilor şi federaţiilor ce acţionează în domeniul de competenţă a ministerului;

f) facilitează legătura dintre compartimentele de specialitate din minister şi ONG-uri pe proiectele desfăşurate în comun;

g) asigură programul de lucru cu publicul pe probleme ce ţin de evidenţa ONG;

h) întocmeşte periodic şi la solicitări exprese informări pentru conducerea ministerului privind problematica şi principalele aspecte ce se desprind din activitatea referitoare la evidenţa ONG, inclusiv propuneri de lege ferenda;

i) realizează expedierea, în termenul legal, a răspunsurilor la solicitările adresate de petiţionari serviciului, în legătură cu evidenţa ONG;

j) organizează evidenţa documentelor întocmite şi transmise de instanţele judecătoreşti în materie de asociaţii, fundaţii şi federaţii, în concordanţă cu prevederile Ordonanţei Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociaţii şi fundaţii, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 246/2005, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale legislaţiei subsecvente referitoare la organizarea Registrului asociaţiilor şi fundaţiilor, Registrului federaţiilor şi registrului naţional al persoanelor juridice fără scop patrimonial;

k) organizează evidenţa celorlalte documente primite, întocmite şi transmise la nivelul serviciului, în legătură cu evidenţa ONG;

l) eliberează copii necertificate de pe înregistrările efectuate în Registrul naţional al asociaţiilor, fundaţiilor şi federaţiilor, de pe înscrisurile doveditoare şi de pe extrasele rapoartelor de activitate şi ale bilanţurilor anuale transmise de asociaţiile, fundaţiile şi federaţiile recunoscute ca fiind de utilitate publică, după achitarea de către persoana solicitantă a contravalorii serviciilor de copiere, în condiţiile Legii nr. 544/2001, cu modificările şi completările ulterioare;

m) întocmeşte şi transmite către solicitanţi refuzurile motivate, avizate, dacă este cazul, privind eliberarea disponibilităţii denumirii unei asociaţii, fundaţii sau federaţii.