PROTECŢIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

A. Introducere

Ministerul Justiției, organ de specialitate al administrației publice centrale, aflat în subordinea Guvernului, având sediul în str. Apolodor nr. 17, sector 5, București,

în conformitate cu prevederile Regulamentului nr. 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (RGPD), precum și cu orientările din Ghidul nr. 3/2019 al Comitetul European pentru Protecția Datelor în materia prelucrării datelor cu caracter personal prin mijloace video,

vă aducem la cunoștință prezenta Notă de informare cu privire la colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea datelor cu caracter personal prelucrate prin intermediul sistemelor de supraveghere video (“CCTV”) amplasate în incinta şi exteriorul clădirii situate în București, sector 5, str. Apolodor nr. 17.

B. Temeiul juridic al prelucrării datelor cu caracter personal

În principiu, oricare dintre temeiurile juridice prevăzute la art. 6 alin. (1) din RGPD poate constitui baza legală a prelucrării datelor personale provenite din activitatea de monitorizare video. Spre exemplu, textul art. 6 alin. (1) lit. c) din RGPD se va aplica automat în situația în care legislația națională stabilește obligația operatorului de a efectua supravegherea prin mijloace video.

În acest sens, pentru a putea prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal prin intermediul mijloacelor video, Ministerul Justiției se bazează pe următoarele dispoziții de ordin legal:

1) art. 2 și art. 27 alin. (1) și (5) din Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor.[1] 

2) art. 8¹ din anexei nr. 1 a HG nr. 301/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 333/2003 privind paza

obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor.[2]

C. Justificarea scopurilor în care se realizează prelucrarea datelor

În general, măsurile de supraveghere video trebuie selectate de operatori numai dacă scopul prelucrărilor nu ar putea fi atins prin alte mijloace, mai puțin invazive pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate. Spre exemplu, în situația în care un operator dorește să prevină infracțiuni contra patrimoniului, în loc să instaleze un sistem de supraveghere video, acesta ar putea să ia măsuri alternative de securitate, cum ar fi împrejmuirea proprietății, instituirea de patrule regulate ale personalului de securitate, utilizarea de portari, asigurarea unei iluminări mai bune, montarea încuietorilor de siguranță sau aplicarea pe pereți a unei folii sau tencuieli anti-graffitti.

Cu toate acestea, un sistem de supraveghere video ce funcționează în afara programului de lucru obișnuit, în special pe timpul nopții, va răspunde nevoilor Ministerului Justiției de a contribui la prevenirea pericolelor la adresa bunurilor, datelor şi informaţiilor aflate în administrarea sa și va completa în acest fel celelalte măsuri fizice de securitate, cum este sistemul de pază asigurat prin personalul specializat din cadrul MAI.

În plus, sistemul de supraveghere video va contribui la asigurarea necesităților de prevenire a infracțiunilor contra vieții și contra integrității corporale și sănătății tuturor persoanelor din minister, inclusiv a demnitarilor, precum și la colectarea probelor necesare în cadrul dosarelor de cercetare penală şi al proceselor ce pot fi intentate în fața instanțelor de judecată.

În acest sens, Ministerul Justiției va prelucra date cu caracter personal prin intermediul sistemelor de supraveghere video în interiorul şi exteriorul sediului în virtutea următoarelor scopuri:

1) monitorizarea accesului persoanelor în spațiile din minister;

2) asigurarea securității bunurilor aflate în administrare;

3) protejarea vieții și integrității fizice a persoanelor aflate în spațiile din minister sau în exterior, în zona celor două căi de acces în

minister.

4) conservarea probelor necesare organelor judiciare.

De asemenea, semnalăm că vom utiliza datele dumneavoastră cu caracter personal doar în scopurile prezentate în această secțiune. De ce este importantă această mențiune?

Întrucât prin raportare la exigențele legislative de nivel european, orice operator de date este nevoit să se adreseze așteptărilor rezonabile ale persoanelor vizate din momentul și în contextul prelucrărilor, având în vedere că monitorizarea anumitor zone va conduce la o intruziune intensă asupra drepturilor și libertăților individuale.

În acest sens, Ministerul Justiției nu va prelucra date cu caracter personal prin intermediul sistemelor de supraveghere video în următoarele spații în care există în mod inerent un nivel ridicat al așteptărilor cu privire la respectarea vieții private:

1) grupurile sanitare;

2) birourile în care angajații își desfășoară activitatea;

3) alte spații în care există așteptări rezonabile de a nu fi monitorizați video.

În corelare cu cele de mai sus, precizăm că activitatea de monitorizare video se va realiza în spaţii precum căile de acces în instituţie şi holurile din minister.

Nu în ultimul rând, sistemul de supraveghere video nu va servi la monitorizarea performanței angajaților din minister care își desfășoară activitatea în raport cu cerințele specifice fișei postului și nici la pontaj.

D. Categoriile de date cu caracter personal ce vor fi prelucrate

Sistemele de supraveghere video colectează de obicei cantități masive de date cu caracter personal care pot dezvălui informații sensibile și uneori chiar categorii speciale de date. Într-adevăr, date aparent nesemnificative colectate la un moment inițial pot fi folosite pentru a deduce alte informații în vederea atingerii unui scop diferit, cum ar fi urmărirea obiceiurilor unei persoane.

În acest context, subliniem faptul că sistemul de supraveghere video amplasat în minister nu va avea ca scop captarea (de exemplu, prin focalizare sau orientare selectivă) sau prelucrarea imaginilor (de exemplu, prin crearea de profiluri) ce ar putea devoala categorii speciale de date cu caracter personal.

Drept urmare, pentru atingerea scopurilor menționate mai sus, Ministerul Justiției intenționează să prelucreze datele personale constând numai în imagini ale dumneavoastră în format video colectate prin intermediul sistemului CCTV, însă fără a monitoriza activitatea şi performanţa la locul de muncă.

E. Perioada de retenție

Potrivit RGPD, datele cu caracter personal nu pot fi stocate pentru o perioadă care depășește durata necesară îndeplinirii scopurilor în care acestea sunt prelucrate, astfel încât datele cu caracter personal vor fi păstrate doar cât este necesar și proporțional cu scopul pentru care se prelucrează.

În concret, imaginile captate prin sistemul de monitorizare video vor fi stocate pentru o perioadă de 20 de zile de la data colectării lor, cu excepția situațiilor reglementate expres de lege sau a cazurilor temeinic justificate. Spre exemplu, în cazul producerii unui incident de securitate, durata de păstrare a datelor stocate relevante poate depăși termenul stabilit în funcție de timpul necesar investigării suplimentare a evenimentului.

La expirarea perioadei de stocare, datele se vor șterge prin procedură automată în ordinea cronologică în care au fost înregistrate.

F. Destinatarii și transferul datelor cu caracter personal

Accesul la datele cu caracter personal, la materialul stocat și/sau la arhitectura tehnică a sistemului de securitate video este limitat la un număr redus de persoane autorizate, care pot fi identificate în mod clar și este determinat prin atribuțiile specificate in fișa postului sau în alte acte juridice relevante.

Astfel, datele cu caracter personal vor putea fi accesate de:

1) Personal din cadrul MJ: DTI, DPO și personalul de pază din cadrul MAI;

2) Terți: instanțe, parchete, poliţie și alte autorități competente în materia prevenirii și urmăririi penale a infracțiunilor, inclusiv al protejării

amenințărilor la adresa securității publice, conform prevederilor legislației aplicabile în baza art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD.

De asemenea, menționăm că datele dumneavoastră personale nu sunt transferate către state terțe.

G. Drepturile dumneavoastră

G.1. Dreptul de acces

Aveți dreptul de a obține de la noi confirmarea că datele personale care vă privesc sunt prelucrate sau nu, iar în caz afirmativ, aveți dreptul de a solicita accesarea acestora. De asemenea, aveți dreptul de a obține o copie a datelor personale prelucrate.

Exercitarea acestui drept implică și anumite diligențe din partea dumneavoastră, în ideea că va trebui să specificați în cererea către operatorul MJ când anume (într-un interval rezonabil de timp) ați intrat în zona monitorizată.

În corelare cu aspectul de mai sus, în măsura în care cererea se dovedește a fi excesivă ori vădit nefondată, ministerul poate să perceapă o taxă rezonabilă ori să refuze să dea curs acesteia, în conformitate cu prevederile art. 12 alin. (5) din RGPD.

G.2. Dreptul la ștergere (dreptul de a fi uitat)

Aveți dreptul de a ne solicita să ștergem datele personale care vă privesc în situația în care ministerul continuă să prelucreze datele cu caracter personal ulterior perioadei de retenție și nu există niciun alt motiv legitim de a stoca datele care să prevaleze asupra intereselor individuale.

În acest sens, menționăm că ștergerea datelor va avea loc fără întârzieri nejustificate dacă se aplică una dintre situațiile reglementate la nivelul art. 17 alin. (1) din RGPD[3] și în măsura în care nu se aplică niciuna dintre excepțiile enumerate la art. 17 alin. (3)[4] din actul normativ susmenționat.

În cazul în care din motive întemeiate nu putem da curs solicitării dumneavoastră, vă vom informa cu privire la acest aspect și vă vom aduce la cunoștință motivele deciziei noastre.

G.3. Dreptul la rectificare

Aveți dreptul de a obține din partea ministerului, în conformitate cu prevederile art. 16 din RGPD, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor personale incorecte sau inexacte care vă privesc.

G.4. Dreptul la restricționarea prelucrării

Aveți dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră personale. În general, în cazurile în care nu este clar dacă și când vor trebui șterse datele cu caracter personal, vă puteți exercita dreptul la restricționarea prelucrării pentru a vă asigura că acestea nu sunt utilizate în alte scopuri decât cele care au determinat imposibilitatea temporară de ștergere.

G.5. Dreptul la portabilitatea datelor

Aveți dreptul de a primi datele personale care vă privesc și pe care ni le-ați furnizat, într-un format structurat, comun și care poate fi citit automat și aveți dreptul de a transmite aceste date personale unei alte entități fără obiecțiuni din partea noastră.

G.6. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată

Aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor personale, inclusiv prin crearea de profiluri, care ar putea avea impact asupra drepturilor dumneavoastră juridice (cum ar fi dreptul de a obține un credit bancar) sau care v-ar putea afecta într-o măsură semnificativă (cum ar fi influențarea comportamentului), cu excepția situației în care consimțiți în mod explicit la aceasta.

G.7. Dreptul de a formula plângeri

Aveți dreptul de a formula plângeri în fața Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal în legătură cu prelucrarea datelor personale.[5]

H. Informații de contact

H.1. Controlul de date

Dacă doriți să vă exercitați drepturile conform Regulamentului (UE) 2016/679 sau dacă aveți comentarii, întrebări sau nelămuriri sau dacă doriți să depuneți o plângere cu privire la colectarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să nu ezitați să contactați operatorul de date, la adresa de corespondenţă: economic@just.ro.

H.2. Responsabilul cu protecția datelor al Ministerului Justiției

Puteți contacta Responsabilul cu protecția datelor al Ministerului Justiției la următoarea adresă de corespondență – dataprotection@just.ro, în ceea ce privește aspectele legate de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în temeiul Regulamentului (UE) 2016/679.

H.3. Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal

În măsura în care apreciați că drepturile dumneavoastră conform Regulamentului (UE) 2016/679 au fost încălcate ca urmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal de către Operatorul de date, aveți dreptul de a face recurs (adică puteți depune o plângere) la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal la adresa de corespondență anspdcp@dataprotection.ro

*****

[2]Art. 2 din Legea nr. 333/2003 are următorul cuprins:

(1) Ministerele şi celelalte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi locale, regiile autonome, companiile şi societăţile naţionale, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile reglementate de Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, indiferent de natura capitalului social, precum şi alte organizaţii care deţin bunuri ori valori cu orice titlu, denumite în prezenta lege unităţi, sunt obligate să asigure paza acestora.

(2) Persoanele fizice pot apela pentru protecţia personală la serviciile unor societăţi specializate de pază şi protecţie, în condiţiile prezentei legi.

Art. 27 alin. (1) şi (5) din Legea nr. 333/2003 are următorul cuprins:

(1) Conducătorii unităţilor care deţin bunuri, valori, suporturi de stocare a documentelor, a datelor şi informaţiilor cu caracter secret de stat sunt obligaţi să asigure paza, mijloacele mecano-fizice de protecţie şi sistemele de alarmare împotriva efracţiei în locurile de păstrare, depozitare şi manipulare a acestora, precum şi în locurile unde se desfăşoară activităţi care au un asemenea caracter.

(5) În sensul prezentei legi, prin sistem de alarmare împotriva efracţiei se înţelege ansamblul de echipamente electronice care poate fi compus din centrală de comandă şi semnalizare optică şi acustică, detectoare, butoane şi pedale de panică, control de acces şi televiziune cu circuit închis cu posibilităţi de înregistrare şi stocare a imaginilor şi datelor, corespunzător gradului de siguranţă impus de caracteristicile obiectivului păzit.

[3]Art. 8¹ din HG nr. 301/2012 are următorul cuprins:

Unităţile şi instituţiile de interes public trebuie să prevadă sisteme de supraveghere video pe căile de acces, holuri şi alte zone cu risc ridicat, detecţie a efracţiei pe zonele de expunere sau depozitare valori şi control acces, prin personal sau echipamente.

[4]Art. 17 alin. (1) din Regulamentul (UE) 2016/679 are următorul cuprins:

(1) Persoana vizată are dreptul de a obţine din partea operatorului ştergerea datelor cu caracter personal care o privesc, fără întârzieri nejustificate, iar operatorul are obligaţia de a şterge datele cu caracter personal fără întârzieri nejustificate în cazul în care se aplică unul dintre următoarele motive:

(a) datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;

(b) persoana vizată îşi retrage consimţământul pe baza căruia are loc prelucrarea, în conformitate cu articolul 6 alineatul (1) litera (a) sau cu articolul 9 alineatul (2) litera (a), şi nu există niciun alt temei juridic pentru prelucrarea;

(c) persoana vizată se opune prelucrării în temeiul articolului 21 alineatul (1) şi nu există motive legitime care să prevaleze în ceea ce priveşte prelucrarea sau persoana vizată se opune prelucrării în temeiul articolului 21 alineatul (2);

(d) datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;

(e) datele cu caracter personal trebuie şterse pentru respectarea unei obligaţii legale care revine operatorului în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern sub incidenţa căruia se află operatorul;

(f) datele cu caracter personal au fost colectate în legătură cu oferirea de servicii ale societăţii informaţionale menţionate la articolul 8 alineatul (1).

[5]Art. 17 alin. (3) din Regulamentul (UE) 2016/679 are următorul cuprins:

(3) Alineatele (1) şi (2a) nu se aplică în măsura în care prelucrarea este necesară:

(a) pentru exercitarea dreptului la liberă exprimare şi la informare;

(b) pentru respectarea unei obligaţii legale care prevede prelucrarea în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern care se aplică operatorului sau pentru îndeplinirea unei sarcini executate în interes public sau în cadrul exercitării unei autorităţi oficiale cu care este învestit operatorul;

(c) din motive de interes public în domeniul sănătăţii publice, în conformitate cu articolul 9 alineatul (2) literele (h) şi (i) şi cu articolul 9 alineatul (3);

(d) în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare ştiinţifică sau istorică ori în scopuri statistice, în conformitate cu articolul 89 alineatul (1), în măsura în care dreptul menţionat la alineatul (1) este susceptibil să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea obiectivelor prelucrării respective; sau

(e) pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă.

[6] Puteţi accesa pagina web a ANSPDCP la următorul link:

https://www.dataprotection.ro/?page=Plangeri_pagina_principala